"Man fragt den anderen am meisten um Rat, nicht weil man nicht weiß, was man tun soll, sondern weil man es eben weiß, aber ungern tut und vom Ratgeber eine Hilfe für die leidende Neigung erwartet."

Jean Paul

Bevor man mit der Modellierung von Geschäftsprozessen beginnt, ist zunächst zu entscheiden, welche Notation und welches Modellierungswerkzeug eingesetzt werden soll. Da sich noch keine einheitliche Notation für die Geschäftsprozessmodellierung herauskristallisiert hat, verwenden unterschiedliche Modellierungswerkzeuge verschiedene z.T. ganz individuell entwickelte, Notationen.

Bevor man hier zu einer schnellen Entscheidung kommt, ist es immer ratsam zunächt die Werkzeuge in einem Toolvergleich zu analysieren. Gerne bieten wir hier unsere Unterstützung an, da wir als toolunabhängiges Beratungshaus mit dem Kernthema Geschäftsprozessmanagement ein sehr breites Wissen über die gängigsten Modellierungstools auf dem internationalen Markt aufgebaut haben.

Für den täglichen Gebrauch der Werkzeuge ist es nun von signifiganter Bedeutung, die richtige Entscheidung zu treffen - aber auch in strategischer Hinsicht muss berücksichtigt werden, welche Ziele mit Hilfe des Werkzeuges erreicht werden sollen. Diese lassen sich grob in die folgenden drei Kategorien einteilen:

1. Grafikorientiete Modellierungswerkzeuge
2. Allgemeine Geschäftsprozessmodellierungswerkzeuge
3. Zweckgebundene Modellierungswerkzeuge
   
   

Bei grafikorientierten Modellierungswerkzeugen steht das Zeichnen der Diagramme im Vordergrund. Spezielle Funktionalitäten und Vorlagen erleichtern die Erstellung von Geschäftsprozessdiagrammen. Im Gegensatz dazu bieten die allgemeinen Modellierungswerkzeuge eine wesentlich umfassendere Unterstützung bei der Modellierung, der Analyse und der ständigen Weiterentwicklung der Prozesse im ganzen Unternehmen. Eine dritte Art von Werkzeugen umfasst ganz unterschiedliche Programme, die jeweils für einen bestimmten Zweck ausgelegt sind. Dieser Zweck kann Softwareentwicklung, Prozesskostenrechnung, Qualitätsmangement aber auch die Modellierungsoberfläche eines "Workflow Management Systems (WFMS)" sein.

In der Praxis findet man derzeit auch innerhalb eines Unternehmens unterschiedliche Werkzeuge nebeneinander im Einsatz. Beispielsweise wird zentral eine Prozessübersicht mit Hilfe der Modellierungswerkzeuge erstellt.

Der Einsatz eines WFMS in einem speziellen Bereich erfordert die Nutzung der in dieser Software integrierten Modellierungskomponenten. Aufgrund der einfachen Handhabung finden in vielen Abteilungen zusätzlich grafikorientierte Werkzeuge ihren Einsatz.

Ein marginales, aber dennoch nicht zu vernachlässigendes Problem im Einsatz der unterschiedlichen Modellierungswerkzeuge besteht in der Definition unterschiedlicher Notationen.

Bringt man nun die verschieden Notationen der unterschiedlichen Dokumentationswerkzeuge zu einer "einheitlichen Notation" kann dies den freien Austausch von Prozessmodellen zwischen den verschiedenen Modellierungswerkzeugen ermöglichen. Hier setzt die neutrale Integrationsplatform "BPM-X" (Business Process Model-Xchange) der BPM-X GmbH an durch die sich das Ziel eines unternehmensweiten, durchgängigen Prozessmangements erstmalig realisieren lässt.