"Wer nicht verändert, bleibt stehen. Stillstand bedeutet Rückschritt."

Hans-Urs von Baltharsar

Geschäftsprozessoptimierung - der Schlüssel zum Erfolg?

Zu Beginn eines Restrukturierungsprojektes stellt sich immer die Frage: "Wie geht man bestenfalls bei einem Projekt zur Geschäftsprozessoptimierung vor?"

Hier bietet uns die Lehre zwei wesentlich unterschiedliche Vorgehensweisen:

• der radikale Weg des "Business-Process-Reengineering (BPR)" nach Hammer und Champy
• und die konservative Vorgehensweise des "kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)"

die beide, je nach Zieldefinition und Vorraussetzungen ihre berechtigte Anwendung finden.

Hammer und Champy empfehlen die radikale Veränderung sämtlicher Geschäftsprozesse, um drastische Kosteneinsparungen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Hingegen die meisten Ansätze zur Verbesserung von Unternehmensabläufen und -strukturen gehen von der bestehenden Situation aus und versuchen diese schrittweise zu verändern.

Erfahrungswerte zeigen:

• KVP bietet nur relativ kleine Änderungen des Bestehenden
  => Erfolge sind durch schrittweise Veränderung garantiert
• Kosteneinsparungen liegen bei 5 % - 10 % in KVP-Projekten
• Kosteneinsparungspotentiale von bis zu 70 % sind bei der radikalen Reorganisation möglich

Die Erfahrungen, die in der Praxis mit der radikalen Reorganisation gemacht wurden, zeigen jedoch, dass Unternehmen der freien Marktwirtschaft nur mit Einschränkungen den Weg des völligen Neuanfangs "auf der grünen Wiese" gehen können.

Wie geht man systematisch bei der Geschäftsprozessoptimierung vor?

Vorgehensmodelle bieten eine nützliche Grundlage für Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung. Dennoch sollte es sich beim Thema "Geschäftsprozessmangement" um eine kontinuierliche Unternehmensaktivität handeln. Um ein systematisches Geschäftsprozessmangement erst einmal aufzubauen, sind zunächst die Analyse der bestehenden Prozesse, der Entwurf und die Einführung von kontinuierlichen Verbesserungsmassnahmen erforderlich.

Bei der Realisierung von Projekten, die eine Optimierung von Unternehmensabläufen zum Ziel haben, setzt die HRW auf eigens entwickelte Vorgehensmodelle, die auf die gesammelten Erfahrungen der vergangenen Projekte zurückgreifen und die massgeblich zum Projekterfolg beitragen. Ein einfaches Modell beinhaltet die typischen Phasen der Planung, Ist-Analyse, Soll-Konzept, Implementierung Soll-Konzept und kontinuierliches Prozessmanagement.

Schwachstellen von solchen Vorgehensmodellen liegen beispielsweise in der mangelnden Testphase vor der Implemetierung. Gerade bei der Konzeption von Soll-Prozessen ist deren Tauglichkeit im Echtbetrieb von erheblicher Bedeutung. Stellt sich nach der Implementierung heraus, dass die konzipierten Soll-Prozesse signifikante Schwachstellen beherbergen, ist dies i.d.R. mit hohem Nachbereitungsaufwand verbunden. Solche Nacharbeiten sind aber in den wenigsten Fällen im Budgetplan berücksichtigt, was das Erreichen des Projektzieles unter Einhaltung des Projektbudgets massgeblich gefährdet.

Welchen Nutzen haben GPO-Projekte?

Gerade die ständigen technologischen Neuerungen und die Veränderungen auf den Märkten durch Globalisierung zwingen die Unternehmen zu handeln. Bevor man jedoch kostenintesive Projekte ins Leben ruft, müssen die Zieldefinitionen vorher klar definiert werden. Hierzu sollen Ihnen die Punkteliste nur eine Idee geben, welche Ziele mit unseren GPO-Projekten erreicht wurden.

Beispiele von Zieldefinitionen aus unseren Referenzprojekten:

• Prozesskosten senken durch optimierte Abläufe
• Kundenzufriedenheit steigern durch Verkürzung der Reaktionszeiten
• Qualität steigern durch Einführung von qualitätsteigernden Maßnahmen (z.B. Zusätzliche Kontrollen, Veränderung der Prüfkriterien, ...)
• Kostenreduktion des Reise-Managements durch standardisierte Abläufe und Abschluss von Rahmenverträgen (weltweit!)
• Effizienzsteigerung durch Kommunikation und Schulung von optimierten Abläufen
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Einbindung von Verbesserungsvorschlägen
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Referenzen

• Swisscom AG, Bern
• Dresdner Bank AG, Frankfurt
• Dresdner Kleinwort Wasserstein GmbH, Frankfurt
• DB Regio GmbH, München
• Bayer AG, Leverkusen
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Success Stories:

GPO in einer großen Schweizer Telekommunikationsgesellschaft

Outsourcing bei der Deutschen Postbank AG